+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Должна ли быть копия паспорта в личном деле работника

Должна ли быть копия паспорта в личном деле работника

Экономьте правильно с "Кадровым делом" 8- Можно ли хранить в личном деле: Роструд разрешил, а суды против. Ни трудовое, ни архивное законодательство не обязывает хранить копии личных документов работников.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Можно ли хранить в личном деле копию паспорта?

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: What´s in a PILOT´s BAG? WHAT YOU NEED and what NOT!!!

Работники - те субъекты персональных данных, благодаря которым операторами персональных данных являются почти все юридические лица нашей страны. Именно поэтому они находятся в привилегированном положении: Несмотря на то, что законодатель нас постоянно подталкивает к защите и грамотной организации обработки персональных данных работников, большинство работодателей от этого старательно уклоняются.

У каждого свои причины, но самая главная из них - страх перед неизведанным. В этой статье мы попытаемся передать необходимые знания об основных нарушениях при обработке персональных данных работников и о том, что необходимо сделать для их устранения.

Главная проблема в защите и организации обработки персональных данных - это наличие правовой основы обработки персональных данных. Дело в том, что в нашем законодательстве нет законного основания для хранения ксерокопий паспортов работника в личном деле кроме некоторых случаев, связанных с государственной службой.

Главное не путать — хранение без цели на всякий случай и однократное использование для каких-либо нужд например, если нужно ксерокопию паспорта работника отправить в учебное заведение, где он будет повышать квалификацию или в банк для выдачи банковской карты.

Во втором случае, если нам нужна копия этого документа, то мы ее у него запрашиваем непосредственно для выполнения определенного действия с персональными данными.

Грубо говоря, вы не сможете объяснить Роскомнадзору РФ - зачем вам эти данные. Вы скажете - для трудоустройства, они вам в ответ — ТК РФ устанавливает закрытый перечень документов, предъявляемых при поступлении на работу.

Посмотрел в паспорт, данные в Т-2 переписал и верни паспорт обратно. Конечно, дорогие читатели и их коллеги по кадровому цеху могут возразить и, сославшись на богатую фантазию, придумать цель обработки, но цифры победить трудно: Что касается целей обработки персональных данных работников, то мы должны придерживаться рамок Трудового кодекса Российской Федерации - статья Одной из самых волнующих тем при обработке персональных данных работников является согласие на обработку персональных данных.

Трудовой кодекс предусматривает, что при передаче работодателем персональных данных работника, первый обязан запастись письменным согласием на обработку.

Здесь мы плавно переходим к другому самому частому нарушению, фиксируемому Роскомнадзором его территориальными органами , при проведении проверочных мероприятий.

Сейчас почти в каждой организации заработную плату работники получают на банковские карты. Однако, в большинстве случаев почти всегда , отношения с банком в области обработки персональных данных оформляются неправильно с точки зрения регуляторов. Очень часто операторы путаются в согласиях для зарплатного проекта, потому что банки предоставляют свои формы согласий.

Здесь важно понимать, что согласие должен давать работник своему работодателю на передачу своих персональных данных в банк статья 88 ТК РФ.

Поэтому, согласия, которые берет банк для вас, как для работодателей не играют для вас никакой роли. Другой важный момент - если в вашем согласии прописано, что работник разрешает передавать свои данные в кредитные организации без указания конкретной организации, то это тоже будет нарушением.

Необходимо указать в какой именно банк будут передаваться данные. Кроме этого, в договоре с банком Роскомнадзор его территориальный орган часто замечает такой вид правоотношений в области персональных данных, как поручение оператором обработки другому лицу.

То есть, работодатель поручает банку обрабатывать персональные данные своих работников. Данная постановка вопроса - весьма спорная.

Не спроста ни один банк добровольно это не признает, но есть ли там поручение обработки или нет, как и что нужно сделать, чтобы избежать проблем - это тема для отдельной дискуссии. Мы же просто доводим до читателя факты - отсутствие в договоре с банком положений части 3 статьи 6 ФЗ "О персональных данных" - одно из главных нарушений, устанавливаемых Роскомнадзором его территориальным органом при проведении проверочных мероприятий третье основное нарушение.

При том, нарушители здесь не банки, а работодатели, потому что именно они поручают обработку персональных данных. Поэтому, чтобы избежать возможных проблем — просмотрите свой договор с банком и внесите в него дополнения.

Текст, который нужно добавить, можно легко извлечь из части 3 статьи 6 ФЗ "о персональных данных". Также, обратите внимание не только на договор с банком, но и на другие договоры, в соответствии с которыми вы передаете персональные данные работников. Это могут быть, например, договоры на обучение работников, или на проведение медицинских осмотров.

Возвращаясь к проблеме ксерокопии паспорта, стоит обратить внимание на все личное дело сотрудников и определить - все ли документы, в нём находящиеся, вы обрабатываете законно. Нет ли в этих документах, например, сведений о судимости.

В соответствие со статьей 10 ФЗ "О персональных данных" сведения о судимости могут обрабатываться только в установленных законом случаях. Прочитайте её, пожалуйста, полностью. Поэтому, если вы "обычный"работодатель, а не, например, школа, то вы не можете обрабатывать сведения о судимости работников, как бы ваша служба безопасности этого не хотела.

Другое частое нарушение законодательства о персональных данных в данной сфере — сбор излишней информации о родственниках. Часто в личном деле работника можно встретить такие сведения о родственниках как место их работы, контактные телефоны это как минимум.

К сожалению, если опираться на законодательство, то в большинстве случаев работодатель может обрабатывать только данные о родственниках, которые указаны в карточке Т Естественно, мы не рассматриваем случаи, когда работник — государственный служащий.

Там совсем другая ситуация с данными родственников и другие подобные случаи. Кроме нарушения непосредственно самого закона, работодатель часто нарушает и требования подзаконных актов, в частности Постановления Правительства от Самый частый случай — нарушение пункта 6 данного постановления: Все возможные нарушения невозможно изложить в данной статье, но мы надеемся, что она поможет вам избежать основные.

Еще важно понимать, что сотрудники Роскомнадзора РФ его территориальных органов при проведении проверки не будут досконально изучать ваши локальные документы, часто они вообще не уделяют им внимание — есть - хорошо если нет, то плохо.

Сотрудники Роскомнадзора РФ его территориальных органов , как большие профессионалы, поступают правильно, ведь намного важнее не наличие красивых документов, а законность обработки тех или иных персональных данных.

И в подтверждение наших доводов видно, что почти все основные нарушения вообще не связаны с комплектом ваших внутренних документов. Вы пригласили специалистов, они сделали вам комплект документов, поставили средства защиты и ушли, оставив вас один на один со всеми проблемами. Поэтому, важным элементом построения грамотной защиты и системы обработки ПДн в организации является наличие своего специалиста разбирающегося в законодательстве о персональных данных.

Мы не говорим, что надо их искать и увеличивать штат. Обработка персональных данных - это каждодневная деятельность сотрудника отдела кадров. И вдвойне будет замечательно, если ваш кадровик во всем сам разберется, станет хорошим специалистом и в этом вопросе именно в вопросах обработки персональных данных работников.

Если у вас обрабатываются персональные данные и других субъектов — не надо все валить на специалиста по кадрам, так как обработка персональных данных иных субъектов также требует определенных знаний. Возможно, для этого его нужно будет отправить на пару семинаров или пригласить на аудит сторонних специалистов, но это будет лучше, чем не иметь такого специалиста вообще.

Основные нарушения при обработке персональных данных работника.

Анкета работника для личного дела — бланк. Лист ознакомления с личным делом. Внутренняя опись документов личного дела работника:

Только если работодатель получит от работника согласие на обработку персональных данных, он сможет складывать копии документов сотрудника в личное дело. Вместе с тем он подчеркивает, что обрабатывать информацию о частной жизни лица, не получив его согласие, недопустимо. Отметим, ранее в судебной практике рассматривался вопрос о возможности хранения копии паспорта сотрудника. Суд указал, что для работодателя достаточно сверить личные данные работника с предъявленным при приеме на работу паспортом, а хранение его копии превышает допустимый объем использования персональных данных. Учитывая этот подход, полагаем, что работодателю лучше обойтись без копий документов сотрудников в личных делах. Напомним, за "избыточную" обработку персональных данных работодателя может ждать ответственность в виде предупреждения или штрафа.

Хранить копии документов в личных делах надо будет обезличенно

Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным. Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке?

Документы в личном деле работника

Ru Юридическая консультация Административное право Военная служба Гражданское право Жилищное право Конституционное право Паспортный режим, регистрация Право социального обеспечения Семейное право Трудовое право Уголовное право Финансовое право Прочие юридические вопросы. Вопросы - лидеры Можно ли устроиться на работу мосгортранс , если было в прошлом уголовное преследование? Работать официально на двух работах по двух трудовым книжкам, возможно ли? Трудовая инспекция, у меня трудовой спор.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Налог на Самозанятых. Стоит ли Регистрироваться самозанятым?
На едином портале размещения проектов нормативных актов появилось 2 законопроекта, которые коснутся всех компаний, обрабатывающих и хранящих персональные данные граждан, в том числе работодателей.

Получайте мгновенные оповещения о главных событиях. Раньше вы входили через. Активные обсуждения Новые вопросы Мои обсуждения Барометр Новое. Добрый день, вопрос такой - могут ли в личном деле работника храниться копии паспорта, СНИЛС, военного билета и т. И что делать с теми кто уволился, может ли организация хранить в личных делах уволенных копии их документов при наличии их согласия? Какой период может проверять ИФНС? Как убрать отрицательные остатки в разрезе счета в 1С 3. Являются ли ОС двери стоимостью менее рублей? Как учесть НДС, если рекламные услуги оказаны в году, а акт выполненных работ подписан в году?

Копию паспорта в личное дело просто так не положить

Обычная практика кадровиков — хранить копии документов сотрудника в личном деле — теперь может закончиться для компании штрафом 50 руб. Кадровика обвинят в том, что он собирает лишние персональные данные. По общему правилу копировать документы и подшивать в личное дело не нужно.

Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно:

Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей. Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: Но если дело все же завели, необходимо хранить в нем бумаги, непосредственно связанные с трудовой деятельностью, и не забывать о требованиях к охране персональных данных. В частности, даже копию паспорта хранить организация не имеет права. В личных делах работников общества хранятся документы, содержащие персональные данные, превышающие установленный пунктом 2 статьи 86 ТК РФ объем обрабатываемых персональных данных работников, определенный Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, фотографии работников. Не согласившись с вынесенным предписанием общество обратилось в арбитражный суд.

копии СНИЛС, ИНН и паспорта работника (копируются Если все, что содержится в личном деле работника относится к личной информации. . Любое требование, указанное в акте проверки, должно быть.

Копия паспорта не должна храниться в личном деле сотрудника

Вебинары Расписание семинаров и вебинаров Семинары Вебинары Бизнес-завтраки Зарубежное законодательство Электронная отчетность Астрал Отчет 1C-Отчетность ИТ-консалтинг Решения по Защите конфиденциальной информации Часто задаваемые вопросы по защите персональных данных. Федеральный закон от Новая редакция содержит дифференцированную шкалу штрафных санкций, вводится семь новых составов правонарушений. К ответственности будут привлекаться не только организации, но и должностные лица. Помимо тех организаций, которые обрабатывают персональные данные физических лиц — клиентов, данные изменения безусловно касаются и всех работодателей, которые обрабатывают персональные данные своих работников. Мы рассмотрим некоторые ситуации из практики, за которые работодателя могут привлечь к ответственности. Персональные данные работников В соответствии со ст.

Кадровиков начали штрафовать за хранение копии паспортов

Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации. Классический вариант передачи состоит в формировании документов каждого личного дела в отдельности. Предполагается, что если на каждого работника заводится личное дело, то оно таким же образом передается в архив организации при его увольнении. После увольнения работника при подготовке личного дела к передаче в архив необходимо провести экспертизу ценности документов личного дела, изъять документы временного срока хранения, если таковые есть в личном деле. Например, как показывает практика, в личном деле иногда хранятся копии паспортов, свидетельств о рождении детей, личных карточек персонифицированного учета, приказов о предоставлении отпусков и др. Все это — документы временного хранения, которые должны быть изъяты из личных дел при проведении экспертизы ценности документов. В то же время если по решению лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в личном деле содержатся договоры контракты с работником, то при проведении экспертизы ценности документов они не изымаются, несмотря на то что срок хранения их составляет 3 года после истечения срока действия договора контракта. Напомним, что только контракты с госслужащими имеют срок хранения 75 лет. Аналогично дело обстоит и с договорами о материальной ответственности.

Вести личные дела работников организация не обязана, в отличие от личных карточек. Но если личные дела все-таки ведутся, то Инспекция по труду будет требовать, чтобы это делалось правильно. С июля года заметно ужесточены требования к сбору, обработке и хранению персональных данных. Самое время проверить документы в личном деле работника и привести их в идеальный порядок.

Работник имеет право на защиту личной информации Знаете ли вы, что закон о защите персональных данных очень строго ограничивает права работодателя и охраняет право работника на защиту личной информации? Оказывается, у вас на работе могут храниться только те документы о вас, которые напрямую связаны с вашими трудовыми обязанностями. А копии с ваших личных документов, например, паспорта, свидетельства о браке, военного билета и некоторых других, находящиеся в личном деле, при внимательном отношении проверяющего являются основанием для немалых штрафов в отношении работодателя. Дело в том, что все эти копии содержат информацию о ваших личных данных, а закон однозначно запрещает кому бы то ни было, включая и вашу организацию, ее сотрудников, любых третьих лиц собирать, хранить и, тем более, распространять эти сведения.

Работники - те субъекты персональных данных, благодаря которым операторами персональных данных являются почти все юридические лица нашей страны. Именно поэтому они находятся в привилегированном положении: Несмотря на то, что законодатель нас постоянно подталкивает к защите и грамотной организации обработки персональных данных работников, большинство работодателей от этого старательно уклоняются.

Вы можете скачать или посмотреть cписок моих публикаций с активными гиперссылками на большинство из них на март г. You can also download or view a list of my publications with hyperlinks to full texts provided where possible as of March , browse my documents and Powerpoint presentations and watch my YouTube channel. Копии паспортов и свидетельств о рождении ребенка в личных делах сотрудников. При проведении проверок Роскомнадзором организациям достаточно часто предъявляются претензии в связи с обработкой специальных категорий персональных данных ПДн без письменного согласия их субъектов.

Комментарии 6
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Аделаида

    Пидары и твари !

  2. Клавдия

    Все под запись и видео-запись!

  3. exorerzwis

    Похоронили евробляхеров. Заебизь власть.

  4. Мира

    И смех и грех😂😂

  5. Варвара

    Тарас вы развеселили. В 300 километрах от любого областного центра на украДине другой областной центр. Мы не на Алтае и не в Монголии.

  6. Нина

    Учитель,директор-говорят:Тебе нельзя ходить в школе в подвернутых (джинсах)

© 2018 krasaboutique.com